(译文) 一秒钟内整理数字生活的系统 by claude

The PARA Method: The Simple System for Organizing Your Digital Life in Seconds
https://fortelabs.com/blog/para

想象一下完美的组织系统。一个系统会告诉你如何确切地把生活中的每一件信息-每份文件、笔记、日程、大纲和研究的碎片-放在哪里,以及之后如何轻松地找到它们。

这样的系统需要非常简单易用,也非常容易维护。毕竟,只有最简单、最轻松的习惯能长期坚持。

它需要灵活适应你在不同人生阶段的需求,同时也需要全面,这样你可以在存储信息的各个地方使用它,比如你的电脑文件系统、云存储平台(如Dropbox或谷歌云端硬盘)或者数字笔记应用。

但是最重要的是,理想的组织系统能够直接带来工作和生活中的实实在在的好处。它会极大地加速你完成最重要的项目和实现目标。

换句话说, 组织你的生活的最佳系统,是可操作的。

它不会给你制造更多障碍,不会推迟那些能带来进步的行动,而是让这些行动更接近和更容易开始与完成。

通过十多年的个人实践、指导数千学生以及辅导世界级专业人士,我已经制定出这样的系统。

它被称为PARA - 一个简单、全面的且极其灵活的系统,可以组织任何类型的数字信息,跨任何平台。

我向你保证,它不仅能把你的生活井井有条,还能让你掌握一套工具,巧妙地掌控信息流,以实现你设想的一切。

包含你整个生活的4个类别

PARA 基于一个简单的观察:只有4个类别涵盖了你生活中的所有信息。

你有正在积极推进的项目 - 短期努力 (在工作或私人生活中),你以某种目标为指导而进行。例如:

• 完成网页设计
• 买一台新电脑
• 写研究报告
• 改造浴室
• 完成西班牙语课程
• 布置新的客厅家具

你有责任领域 - 需要持续关注的工作和生活中的重要部分。可能包括:

• 工作责任,比如市场营销、人力资源、产品管理、研发、或工程
• 个人责任,比如健康、财务、孩子、写作、汽车、或家庭

然后你对一系列感兴趣的主题有资源,比如:

• 平面设计
• 个人效率
• 有机园艺
• 咖啡
• 现代建筑
• 网页设计
• 日语
• 法国文学
• 笔记
• 气功
• 习惯养成
• 摄影
• 营销资产

最后,你有档案, 包括前三类不再活跃但你可能想保存以供未来参考的任何内容:

• 你完成或搁置的项目
• 不再相关或活跃的领域
• 你不再感兴趣的资源

就是这样!四个顶层文件夹 —— 项目、领域、资源和档案 —— 每个包含少量专门针对你生活中的每个活动项目、责任领域、资源和档案的子文件夹。

你可能难以相信,一个复杂的、现代的人生就像你的,能被简化成只有4个类别。你可能觉得你要处理的远比这样一个简单的系统能容纳的要多。

但这正是要点:如果你的组织系统和你的生活一样复杂,那么维护它的需求最终会夺走你生活所需的时间和精力。

你用来组织信息的系统必须非常简单,以至于它能释放你的注意力,而不是占用更多注意力。 你的系统必须给你节省时间,而不是占用时间。

关键原则 - 按项目(Project)和目标(Goal)组织信息

我们大多数人首先在学校里学会如何组织信息。我们被教导根据学科,比如数学、历史或化学,来分类我们的课堂笔记、讲义和学习材料。

但然后在不知不觉中,我们又将这种做法带入了成人生活。我们继续根据非常宽泛的主题比如“市场营销”、“心理学”、“商业”或“思想”来分类我们的文档和文件。

这在你的学业之后的职业生涯中是完全没有意义的。在工作场所,没有课程,没有考试,没有成绩,也没有文凭。没有老师会告诉你应该记下什么来准备期末考试,因为根本就没有考试。

你在工作和生活中所拥有的,是你正在努力实现的结果。你正在努力推出新产品,计划家庭度假,做出关键决定,在你的社区找到托儿所,发表新的写作,或实现季度销售目标。

在繁忙的一天中,当你正在努力使这些事情发生时,你绝对没有时间在一个广阔的类别如“心理学”中搜寻你需要的那一点信息。

与在学校里根据广泛的学科分类信息不同,我建议你根据你现在致力于的项目和目标来组织信息。这就是“按可操作性组织”这个我将在本书中反复强调的箴言的含义。

比如,当你坐下来处理一个图形设计项目时,你需要与该项目相关的所有笔记、文档、资产和其他材料都集中在一起,随时可用。

这似乎很明显,但这正是大多数人所做的完全相反。大多数人倾向于把所有相关材料散布在十几个不同的地方,找到它们需要花费他们半小时的时间。

如何确保与每个项目或目标相关的所有材料都集中在一起?你从一开始就按那种方式组织它们。这样你就知道该把每样东西放在哪里,以及哪里可以找到它们。

按项目组织的力量

我在旧金山湾区作为生产力教练工作了几年。那是科技繁荣的鼎盛时期,世界上一些最具影响力的公司的高管都在寻求任何提高表现的方法。我很乐意提供帮助。

我为南旧金山一家著名的生物技术公司的几位高管进行了指导,他们位于一座俯瞰海湾的美丽校园内。我还记得一天,在等待下一个客户——一位负责开发几种新型救生药物的高级主管时,外面是美丽的春日。

他到达后,我们的指导课就像其他每一次一样,从我的一个简单问题开始:“你有项目列表吗?”

当作为生产力教练与客户合作时,我总会首先要求他们展示项目列表。我需要它来了解他们的工作类型、当前工作量和他们正在努力推进的优先事项和结果。

他说“当然!”然后迅速记下从记忆中涌现的列表(第一个警告信号),递给我一个类似下面这样的列表:

你看到问题了吗?再仔细看看。

根据我们之前的定义,列表上的项目一个都不是。“战略规划”什么时候会永久结束?什么时候你可以从列表上永久删除“度假”?希望不会吧!

事实上,这个列表上的每一项都是一个责任领域。这可能看似语义学,但绝不是。我了解到,无论你多聪明多努力,如果不将责任领域细分为具体的项目,有两件关键的事你无法做到。

1. 你无法真正知道你的承诺有多少

我经常听到的一个最常见的抱怨是人们“没有带宽”。我能理解——大部分时间你觉得自己的任务过多对不对?

但是只要你继续以领域的视角看待工作,你就永远不会很清楚你的任务有多少。看上面的列表,“招聘”代表的工作量有多大呢?可能是每6个月兼职招聘一次,也可能是这个季度招聘50个职位。

光看一眼根本无法知道,这种不确定性会表现为每个领域感觉都比实际更繁重。

想象一下,如果你确定招聘中的每个项目,并每天将这个列表放在面前。判断还剩下多少工作要做,以及接下来应该做什么,不是会容易很多吗?例如:

2. 你无法将当前的努力连接到长期目标

知识型工作最具挑战性(也最令人满足)的一个方面是它需要我们的创造力。而创造力若没有动力感很难持续。如果身心耗尽和士气低落,你就无法继续做出最好的思考和贡献最好的想法。

我们的动力取决于什么?主要是持续的进步。如果知道正在朝着某个方向前进,我们可以在短期内忍受相当大的压力和挫折。

这就带我们到了第二个问题:没有各个项目的列表,你无法将当前的努力连接到长期目标。

再看看上面的列表。其中的项目都不会结束或改变——这是责任领域的定义,它会无限期地持续。现在想象一周又一周,一个月又一个月,甚至一年又一年醒来面对完全相同的永无止境的责任列表。无论你工作多努力,那无边的地平线似乎永远不会更近。

老实说,如果我想设计一个更好的方式来扼杀你的动力,我都想不出来。

当你将责任分解成容易管理的项目时,你可以确保项目列表会不断更新。每当成功完成一个项目就会有定期的成就感。想象一下,通过将广泛的“活动”领域细分成你正在举办的每个活动,会有多大的动力和成就感:

无论你的责任有多广泛,你总能将它们细分为更小的项目。而你必须这样做,如果你想知道自己是否真正在朝目标迈进。

为你想要的生活方式组织信息

使用PARA不仅仅是创建一堆文件夹来放东西。

它是关于确定你的工作和生活的结构——你负责了什么,你想改变什么,你想去哪里。它是以一种支持和构建你想要的未来生活的方式来组织信息。

我们所说的“组织”中的很多本质上是伪装的拖延。我们告诉自己我们在“做准备”或“进行研究”,假装这是进步。但实际上,我们在寻找任何小事来打磨或整理,以避免面对我们所憎恶的任务。

PARA看穿了这层外壳,给了我们一种组织任何东西的方法,它非常简单到没有任何借口,除了下一步必要的行动之外再无其他。这是一种极简的方式,只添加到你的环境中刚刚足够的顺序,使你有清晰度来前进,没有更多。

外面还有其他更复杂、更精细和更专业的组织信息的方式,但PARA是唯一经得起时间考验的,因为它给你的时间比它占用的时间更多。